VEDTEKTER FOR LANDSLAGET FOR LOKAL- OG PRIVATARKIV (LLP)

§ 1 Føremål
Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) sitt føremål er å fremje vern og formidling  av kommunalt og privat
arkivtilfang i Noreg og heve det faglege nivået på dette arbeidet.

§ 2 Arbeidsmåtar
a) LLP skal oppmuntre til lik praksis når det gjeld å verne og registrere arkivalia.
b) LLP skal halde seg orientert om arbeidet innan fagfeltet og oppsummere dette jamleg for medlemene.
c) LLP skal nå desse måla gjennom kurs, seminar, møter, kontakt med organisasjonar i og utanfor Noreg med tilsvarande målsetjingar, medlemsblad, kontakt med departement og offentlege fagorgan, faglege uttaler og deltaking i den offentlege debatten.

§ 3 Medlemskap
Desse kan vere medlemer i LLP:
a) Fullt medlemskap: Offentlege og ikkje-offentlege institusjonar, verksemder, organisasjonar og foreiningar som arbeider med vern og formidling av kommunale og private arkiv.
b) Personleg medlemskap: Fagleg tilsette ved institusjonar som er fullt medlem av LLP eller andre som av fagleg oppnemning eller som av andre årsaker ynskjer å støtte LLP sitt arbeid for lokal- og privatarkiv.
c) Assosiert medlemskap: Offentlege og ikkje-offentlege institusjonar, verksemder, organisasjonar og foreiningar som ikkje har arkiv som arbeidsområde.
Personlege og assosierte medlemer har ikkje røysterett på landsmøtet, men har elles fulle medlemsrettar.
Styret i LLP skal godkjenne søknad om medlemskap.

§ 4 Landsmøtet
Landsmøtet er høgaste organ i LLP.
Røysterett på landsmøtet har ein representant frå kvar institusjon med fullt medlemskap. Personlege medlemer og representantar frå assosierte medlemer har ikkje røysterett på landsmøtet, men kan veljast til verv i LLP. Medlem eller varamedlem til styret har ikkje røysterett på landsmøtet.

§ 5 Innkalling til landsmøte
Varsel om ordinært landsmøte skal sendast til medlemene minst 60 dagar på førehand. Landsmøtet skal haldast innan juni månad.
Saker som skal fremjast for landsmøtet må vere styret i hende minst 30 dagar på førehand.
Innkalling til landsmøte skal sendast ut minst 21 dagar på førehand. Med innkallinga skal det følgje årsmelding, revidert rekneskap, framlegg til budsjett, handlingsplan, valkomitéen si innstilling, eventuelle framlegg frå styret og styret si innstilling i saker fremja av medlemer.

§ 6 Landsmøtet sine forhandlingar
Landsmøtet skal handsame følgjande saker:

  1. Konstituering: Val av møteleiar, referent og representantar til å underskrive protokollen frå møtet.
  2. Årsmelding
  3. Revidert rekneskap
  4. Fastsetjing av kontingent
  5. Budsjett
  6. Handlingsplan
  7. Val av styre
  8. Val av valkomité på tre medlemmer etter framlegg frå styret.
  9. Framlegg fremja av medlemer eller av styret.

Landsmøtet kan berre handsame saker som er varsla i innkallinga.
Vedtak på landsmøtet blir gjort med alminneleg fleirtal, med unntak av framlegg om vedtektsendringar og oppløysing av organisasjonen (jfr §§ 13 – 14).

§ 7 Ekstraordinært landsmøte
Ekstraordinært landsmøte skal kallast inn når 1/3 av medlemene krev det eller etter vedtak i styret. Innkalling skal skje med minst 21 dagars varsel. Ekstraordinært landsmøte kan berre handsame den saka som er årsak til møtet.

§ 8 Styret si samansetjing og valprosedyre
Styret skal totalt ha sju medlemer og to varamedlemer. Landsmøtet vel først leiar og deretter seks styremedlemer etter framlegg frå valkomitéen. LLP sitt styre skal til eikvar tid bestå av representantar frå kommune- og privatarkivsektoren, som skal ta ansvar for arbeid og problemstillingar som særleg rettar seg mot desse sektorene. Desse representantane erstattar dei tidligegare fagseksjonane. Ved behov kan andre ressurspersonar blant medlemene trekkast inn i dette arbeidet. Styreleiaren blir vald for to år. Styremedlemene blir valde for to år, slik at tre styremedlemer står på val kvart år. Varamedlemene blir valde for eitt år. Ordinære seksjonsmedlemer blir valt for to år, varamedlemer for eitt år. Riksarkivaren og Kulturrådet kan oppnemne ein observatør til styret med tale og forslagsrett.

§ 9 Styret sine fullmakter

Styret er det høgste organet i LLP mellom landsmøta.
Styret konstituerer seg med nestleiar og eventuelle andre styreverv.
Styret arbeider på grunnlag av dei vedtaka som er gjort på landsmøtet. Styret har likevel fullmakt til å uttale seg om saker som ikkje er handsama på landsmøtet. Styret kan gjere endringar i LLP sitt budsjett når desse ikkje går ut over den budsjettramma som er fastsett av landsmøtet.
Styret tilset LLP sitt personale og har arbeidsgivaransvaret for dei som er tilsette i organisasjonen.
Styret er vedtaksført når minst fire medlemer er til stades, inkludert møtande varamedlemer. Styret gjer vedtak med alminneleg fleirtal. Ved røystelikskap tel leiaren si røyst dobbelt.

§ 10 Styret sine møte
Styremøte skal kallast inn med minst sju dagars varsel. Innkallinga skal innehalde saksliste for møtet.
Det skal førast protokoll frå styremøta. Styremedlemer har møteplikt på styremøta. Varamedlemer vert innkalla om naudsynt.

§ 11 Arbeidsutval
LLP sitt arbeidsutval er samansett av leiar, nestleiar og organisasjonssekretær. Arbeidsutvalet er underlagt, og rapporterer til styret. Arbeidsutvalet sine fullmakter er avgrensa til den daglege drifta av organisasjonen og til arkivpolitiske utspel som ligg innanfor dei rammene som går fram av vedtak i styret og på landsmøtet.

§ 12 Fagseksjonar
LLP sitt landsmøte kan opprette fagseksjonar med spesielle formål. Landsmøtet vedtek formålsparagraf for fagseksjonane. Landsmøtet kan gjennom budsjettvedtak løyve økonomiske midlar til drifta av fagseksjonane. Fagseksjonane sin økonomi skal inngå i LLP sitt rekneskap.
Eitt medlem i LLP har rett til å delta i fleire fagseksjonar.
Fagseksjonane har fagmøtar etter LLP sitt landsmøte.

§ 13 Organisasjonssekretær
Styret tilset organisasjonssekretær for LLP. Organisasjonssekretæren er leiar for LLP sitt sekretariat og skal arbeide i samsvar med instruks vedteke av styret.

§ 14 Rekneskap og revisjon
LLP sitt rekneskap skal førast i samsvar med rekneskapslova.
Styret har plikt til å sjå til at det vert ført lovlege rekneskap og at det vert gjennomført revisjon av rekneskapet. Styret vedtar økonomireglement for LLP.
Landsmøtet oppnemnar revisor.

§ 15 Vedtektsendringar
Vedtak om endring av LLPs sine vedtekter skal gjerast av landsmøtet med 2/3 fleirtal. Framlegg til endring av vedtektene kan fremjast av styret eller eit medlem i LLP. Framlegg skal vere styret i hende seinast 30 dagar før landsmøtet, og skal sendast ut saman med styret si innstilling seinast 21 dagar før landsmøtet. Landsmøtet kan berre gjere vedtak om paragrafer som er omfatta av endringsframlegga.

§ 16 Oppløysing
Vedtak om oppløysing av LLP skal ha 2/3 fleirtal på to etterfølgjande landsmøte med minst åtte månaders mellomrom.
Framlegg om oppløysing kan fremjast av styret eller eit medlem i LLP. Framlegg skal vere styret i hende seinast 30 dagar før landsmøtet, og skal sendast ut saman med styret si innstilling seinast 21 dagar før det første landsmøtet.

Ved oppløysing blir LLP sitt arkiv avlevert til Riksarkivet.

Vedteke på landsmøte 27.04.2004
Endring i §3b Medlemskap vedteke på landsmøte 19.04.2013
Endring i §8 Styret si samansetning og valprosedyre vedteke på landsmøte 18.03.2014